Księgowość dla kancelarii prawnych – dla kogo
Obsługujemy adwokatów, radców prawnych, notariuszy, doradców podatkowych i rzeczników patentowych — zarówno prowadzących kancelarie indywidualne, jak i działających w spółkach. Rozumiemy specyfikę zawodów prawniczych i ich szczególne obowiązki podatkowe.
W kancelarii liczy się coś więcej niż faktura: obowiązkowy VAT, właściwa stawka ryczałtu, rozliczanie środków klientów i pomoc prawna z urzędu oraz zachowanie tajemnicy zawodowej.
- adwokaci i radcowie prawni,
- notariusze, doradcy podatkowi, rzecznicy patentowi,
- kancelarie indywidualne i spółki,
- prawnicy in-house przechodzący na własną działalność.
Forma wykonywania zawodu i forma prawna kancelarii
Adwokaci i radcowie prawni wykonują zawód w formach dopuszczonych korporacyjnie: kancelaria indywidualna, spółka cywilna, jawna, partnerska lub komandytowa — z ograniczeniami dotyczącymi kręgu wspólników. To zawęża wybór w porównaniu do innych branż.
Doradzamy formę dopasowaną do skali kancelarii i planów, a następnie prowadzimy jej księgowość zgodnie z wymogami zawodowymi.
- kancelaria indywidualna (JDG),
- spółka partnerska, jawna lub komandytowa,
- ograniczenia korporacyjne co do wspólników,
- dobór formy do skali i planów.
Forma opodatkowania prawnika – ryczałt czy liniowy
Usługi prawne opodatkowane są zwykle wyższą stawką ryczałtu (dla wolnych zawodów 17%, w części przypadków 15%). Przy istotnych kosztach — systemy prawne, biuro, personel — korzystniejszy bywa podatek liniowy lub skala.
Ustalamy właściwą stawkę dla Twojej działalności i liczymy warianty na realnych przychodach i kosztach, z uwzględnieniem składki zdrowotnej.
- ryczałt dla wolnych zawodów (17%, czasem 15%),
- liniowy/skala przy istotnych kosztach,
- wpływ składki zdrowotnej na wybór,
- kalkulacja na realnych danych kancelarii.
VAT w kancelarii – brak zwolnienia podmiotowego
To kluczowa różnica: usługi prawnicze i doradcze są wyłączone ze zwolnienia podmiotowego z VAT. Oznacza to, że prawnik jest podatnikiem VAT od pierwszej sprzedaży, niezależnie od wysokości obrotu.
Ustawiamy rozliczenia VAT od startu kancelarii — rejestrację, fakturowanie, JPK_V7 i prawidłowe stawki, także przy usługach dla klientów zagranicznych.
- usługi prawnicze wyłączone ze zwolnienia z VAT,
- obowiązek VAT od pierwszej sprzedaży,
- rejestracja, fakturowanie i JPK_V7,
- VAT przy klientach zagranicznych.
Depozyty i środki powierzone przez klientów
Środki powierzone przez klienta — na koszty sądowe, opłaty czy depozyty — co do zasady nie są Twoim przychodem, o ile są odpowiednio wyodrębnione i udokumentowane. Przychodem jest wyłącznie Twoje honorarium.
Pomagamy prawidłowo rozdzielić środki klienta od wynagrodzenia i ewidencjonować je tak, aby nie zawyżały obrotu ani podstawy opodatkowania.
- środki klienta wyodrębnione od honorarium,
- depozyty i zaliczki na koszty jako neutralne,
- właściwa dokumentacja powierzonych środków,
- przychód = wyłącznie wynagrodzenie kancelarii.
Wydatki w imieniu klienta i pomoc prawna z urzędu
Opłaty sądowe i skarbowe ponoszone w imieniu i na rzecz klienta, a następnie mu zwracane, mogą być neutralne podatkowo, jeśli są właściwie udokumentowane. Odrębnie rozlicza się wynagrodzenie za pomoc prawną z urzędu, wypłacane przez sąd lub Skarb Państwa.
Ustawiamy ewidencję wydatków klienckich oraz poprawne rozliczenie honorariów z urzędu obok wynagrodzeń od klientów prywatnych.
- wydatki w imieniu klienta jako neutralne,
- prawidłowa dokumentacja zwrotów,
- pomoc prawna z urzędu jako przychód,
- rozdzielenie źródeł wynagrodzenia.
Koszty kancelarii – systemy prawne, samorząd, OC
Przy skali lub liniowym kosztem bywa dostęp do systemów prawnych (LEX, Legalis), literatura fachowa, składki na samorząd zawodowy, obowiązkowe ubezpieczenie OC, szkolenia i konferencje oraz najem i wyposażenie biura.
Oceniamy związek każdego wydatku z działalnością i prawidłowo go dokumentujemy. Na ryczałcie kosztów nie odliczysz — co uwzględniamy przy wyborze formy opodatkowania.
- systemy prawne (LEX, Legalis) i literatura,
- składki na izbę i obowiązkowe OC,
- szkolenia, aplikacja, konferencje,
- najem i wyposażenie biura.
Kadry kancelarii – aplikanci i personel
Rozwijająca się kancelaria zatrudnia aplikantów, prawników i personel administracyjny na różnych umowach. Każda forma zatrudnienia ma inne skutki składkowo-podatkowe.
Prowadzimy kadry i płace kancelarii: umowy, listy płac, ZUS i PPK, odciążając Cię z obowiązków pracodawcy, byś mógł skupić się na sprawach klientów.
- umowy z aplikantami i prawnikami,
- personel administracyjny kancelarii,
- listy płac, ZUS i PPK,
- dobór formy zatrudnienia.
Tajemnica zawodowa a księgowość
Prowadzenie księgowości nie wymaga ujawniania treści objętych tajemnicą zawodową — pracujemy na danych finansowych (faktury, wyciągi), a nie na aktach spraw. To istotne dla zachowania poufności wobec klientów.
Zachowujemy poufność i zasady RODO, a obieg dokumentów ustawiamy tak, aby chronić tajemnicę zawodową i jednocześnie zapewnić poprawność rozliczeń.
- księgowość na danych finansowych, nie na aktach,
- zachowanie tajemnicy zawodowej,
- poufność i zgodność z RODO,
- bezpieczny obieg dokumentów.
Najczęstsze błędy w rozliczeniach kancelarii, których pomagamy uniknąć
Błędy kancelarii najczęściej dotyczą braku rejestracji VAT (mimo obowiązku od pierwszej sprzedaży), błędnej stawki ryczałtu, zaliczania środków klientów do przychodu czy nieujęcia kosztów zawodowych przy formach kosztowych.
W TAX NINJA zaczynamy od specyfiki Twojej praktyki i struktury przychodów, a nie od mechanicznego księgowania. Dzięki temu rozliczenia są poprawne, poufne i odporne na kontrolę.
- brak rejestracji VAT mimo obowiązku,
- błędna stawka ryczałtu dla usług prawnych,
- zaliczanie środków klientów do przychodu,
- nieujęte koszty zawodowe (izba, OC, systemy prawne),
- utrata ryczałtu przy usługach dla byłego pracodawcy.
