Sprawozdanie finansowe za 2025 — do kiedy złożyć do KRS w 2026 i co grozi za spóźnienie

Zatwierdzenie rocznego sprawozdania finansowego za 2025 r. mija 30 czerwca 2026 r., a złożenie kompletu dokumentów do KRS — do 15 lipca 2026 r. To ostatnie tygodnie, by domknąć obowiązek, którego zlekceważenie kończy się grzywną z sądu rejestrowego, a w skrajnych przypadkach — rozwiązaniem spółki. W 2026 r. doszedł dodatkowy haczyk: od marca system RDF odrzuca same skany uchwał. Poniżej masz komplet: kto, gdzie, do kiedy i w jakiej formie składa sprawozdanie — oraz co realnie grozi za spóźnienie.

Trzy terminy, które musisz znać

Dla jednostek, których rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym (dzień bilansowy 31.12.2025), harmonogram jest sztywny i liczy się od dnia bilansowego:

• Sporządzenie sprawozdania — do 3 miesięcy, czyli 31 marca 2026 r. (art. 52 ustawy o rachunkowości). Na tym etapie sprawozdanie podpisuje osoba prowadząca księgi i kierownik jednostki (cały zarząd).
• Zatwierdzenie sprawozdania — do 6 miesięcy, czyli 30 czerwca 2026 r. Robi to organ zatwierdzający — w spółce z o.o. zwyczajne zgromadzenie wspólników, w S.A. walne zgromadzenie — w formie uchwały.
• Złożenie do KRS — w ciągu 15 dni od zatwierdzenia, czyli najpóźniej 15 lipca 2026 r. To termin nieprzekraczalny dla większości spółek o roku kalendarzowym.

Na 2025 r. nie przewidziano żadnego przedłużenia terminów (takie wyjątki obowiązywały tylko w latach pandemicznych). Jeśli Twój rok obrotowy jest inny niż kalendarzowy, przesuwasz wszystkie terminy proporcjonalnie do swojego dnia bilansowego.

Kto składa sprawozdanie — i gdzie

To źródło największej liczby pomyłek, bo miejsce złożenia zależy od formy prawnej:

• Spółki z KRS (sp. z o.o., S.A., komandytowe, jawne, partnerskie) → składają sprawozdanie do Repozytorium Dokumentów Finansowych (RDF) przy Krajowym Rejestrze Sądowym. To właśnie ich dotyczy termin 15 lipca.
• Osoby fizyczne prowadzące pełne księgi rachunkowe → nie figurują w rejestrze przedsiębiorców KRS, więc składają sprawozdanie do Szefa KAS, w terminie złożenia zeznania PIT — czyli za 2025 r. termin minął już 30 kwietnia 2026 r.

Obowiązek dotyczy więc wyłącznie jednostek prowadzących pełne księgi rachunkowe. Jeśli rozliczasz się na KPiR, ryczałcie lub karcie podatkowej, sprawozdania finansowego nie sporządzasz w ogóle — chyba że przekroczysz limit zobowiązujący do przejścia na księgi rachunkowe. Pozostała część tego poradnika dotyczy spółek z KRS, dla których kluczowy jest termin 15 lipca.

Jeżeli spółka nie prowadziła działalności, obowiązek złożenia nie znika — składa się sprawozdanie „zerowe” wraz z kompletem uchwał. Brak przychodów nie zwalnia z raportowania.

Komplet dokumentów do KRS — to nie tylko sam bilans

Do RDF zgłasza się zestaw dokumentów. Brak choćby jednego potrafi zablokować całe zgłoszenie:

• roczne sprawozdanie finansowe (bilans, rachunek zysków i strat, informacja dodatkowa) w wymaganym formacie elektronicznym,
• sprawozdanie z działalności — jeśli jednostka ma obowiązek je sporządzić (m.in. spółki kapitałowe; mikro i część małych są zwolnione),
• uchwała zatwierdzająca sprawozdanie finansowe,
• uchwała o podziale zysku lub pokryciu straty,
• sprawozdanie z badania (opinia biegłego rewidenta) — jeśli jednostka podlega obowiązkowemu badaniu.

Format: struktura logiczna XML i e-podpis

Sprawozdanie finansowe sporządza się wyłącznie elektronicznie, w ustrukturyzowanej formie zgodnej ze strukturą logiczną (XML) publikowaną przez Ministerstwo Finansów — tzw. e-sprawozdanie (JPK_SF). PDF czy skan papierowego sprawozdania nie spełniają tego wymogu. Bezpłatnie wygenerujesz plik w aplikacji „e-Sprawozdania Finansowe” MF (są osobne struktury m.in. dla jednostek mikro, małych i pozostałych).

Plik musi być opatrzony e-podpisem co najmniej jednej osoby uprawnionej do reprezentacji, której numer PESEL jest ujawniony w KRS. Dopuszczalny jest podpis kwalifikowany, podpis zaufany (Profil Zaufany) lub podpis osobisty (e-dowód). Zanim podpiszesz całość, warto zweryfikować podpis np. walidatorem Szafir.

Nowość 2026: same skany uchwał już nie wystarczą

To zmiana, która w czerwcu i lipcu zaskakuje najwięcej zarządów. Od 13 marca 2026 r. działa nowy system RDF zintegrowany z Portalem Rejestrów Sądowych, który egzekwuje technicznie wymóg z art. 19e ustawy o KRS: podpisanie samego zgłoszenia to co innego niż podpisanie załączników.

W praktyce oznacza to, że każdy załączony dokument musi mieć własny, wewnętrzny e-podpis. Wrzucenie skanu papierowej uchwały zatwierdzającej czy uchwały o podziale zysku kończy się komunikatem błędu „Dokument nie posiada wewnętrznego podpisu” i odrzuceniem. Masz trzy zgodne drogi:

1. tworzysz uchwały od razu w formie elektronicznej i podpisujesz je e-podpisem,
2. skanujesz papierowy dokument, a następnie nakładasz e-podpis na każdy plik z osobna,
3. dokumenty (skany) podpisuje umocowany pełnomocnik — adwokat lub radca prawny.

Jeśli składasz sprawozdanie po raz pierwszy według nowych zasad, zarezerwuj na to więcej czasu niż w latach ubiegłych — to najczęstsza przyczyna spóźnień w tym sezonie.

Jak złożyć krok po kroku

1. Załóż lub zaloguj konto na Portalu Rejestrów Sądowych (eKRS) i wejdź w bezpłatne Zgłaszanie dokumentów finansowych do RDF.
2. Wskaż spółkę po numerze KRS — zgłoszenia bezpłatnego dokonuje osoba uprawniona do reprezentacji z ujawnionym w KRS numerem PESEL.
3. Dołącz komplet dokumentów: e-sprawozdanie (XML), uchwały i ewentualne sprawozdanie z badania — każdy z własnym e-podpisem.
4. Podpisz zgłoszenie (podpis kwalifikowany, zaufany lub osobisty) i wyślij.
5. Zachowaj UPO — urzędowe poświadczenie odbioru. Dokumenty automatycznie trafią także do akt rejestrowych i do Szefa KAS, więc nie składasz ich drugi raz osobno.

Co grozi za spóźnienie lub niezłożenie

Sankcje są realne i wielotorowe — sąd rejestrowy działa tu z urzędu:

• Postępowanie przymuszające i grzywna. Sąd wzywa do złożenia dokumentów pod rygorem grzywny. Pojedyncza grzywna sięga 15 000 zł, a sąd może ją ponawiać wielokrotnie — łączna suma w jednej sprawie może dojść do 1 000 000 zł (art. 1052 k.p.c.).
• Odpowiedzialność karna z ustawy o rachunkowości. Za niezłożenie sprawozdania we właściwym rejestrze grozi grzywna albo kara ograniczenia wolności (art. 79 pkt 4 UoR). Za niesporządzenie sprawozdania — grzywna lub kara pozbawienia wolności do 2 lat (art. 77 UoR).
• Rozwiązanie spółki bez likwidacji. Brak złożenia sprawozdań za 2 kolejne lata obrotowe pozwala sądowi wszcząć postępowanie o rozwiązanie podmiotu i wykreślenie go z KRS bez postępowania likwidacyjnego (art. 25a ustawy o KRS).
• Ryzyko wizerunkowe i finansowe. Brak aktualnego sprawozdania w RDF widzą kontrahenci i banki — to częsty powód odmowy kredytu, leasingu czy udziału w przetargu.

Najczęstsze błędy w tym sezonie

• złożenie PDF lub skanu zamiast ustrukturyzowanego pliku XML (e-sprawozdania),
• brak osobnego e-podpisu na załączonych uchwałach (błąd „brak wewnętrznego podpisu”) — pułapka nowego RDF,
• podpisanie zgłoszenia przez osobę bez ujawnionego w KRS numeru PESEL,
• zatwierdzenie sprawozdania po 30 czerwca i utrata 15-dniowego terminu na złożenie,
• pominięcie uchwały o podziale zysku / pokryciu straty,
• założenie, że „spółka nie działała, więc nie składamy” — sprawozdanie zerowe też trzeba złożyć.

Nie zdążysz na czas? Zrób to teraz

Jeśli czytasz to pod koniec czerwca, masz jeszcze pole manewru. Najpierw zatwierdzenie — zwołaj i przeprowadź zgromadzenie wspólników do 30 czerwca, podejmij uchwały. Od dnia zatwierdzenia liczy się 15 dni na złożenie do KRS. Jeżeli mimo wszystko przekroczysz termin — złóż dokumenty jak najszybciej mimo opóźnienia. Sąd rejestrowy łagodniej traktuje spóźnione, ale dobrowolne złożenie niż całkowity brak reakcji na wezwanie.

Nie chcesz ryzykować grzywny ani walki z komunikatami RDF? W TAX NINJA przygotujemy e-sprawozdanie w prawidłowej strukturze, zadbamy o komplet uchwał z właściwymi e-podpisami i złożymy wszystko do KRS w terminie — a Ty dostaniesz UPO na potwierdzenie. Napisz do nas, zanim termin minie.